Meny
  • ”Det är fantastiskt när man kommer ut från ett riktigt bra möte och bara säger Yes. Mötesledaren har stort inflytande om möten blir till något som suger energi eller ger energi”, säger Sylvia Nylin, vd på Svenska Möten.
    Foto: Beatrice Graalheim

Så slipper du spilla tid på usla möten

Så slipper du spilla tid på usla möten

Är du ett offer för ”slösmöten”? Förlorar ditt företag tid och pengar på ineffektiva möten? Sylvia Nylin på företaget Svenska Möten guidar chefer och organisationer om hur de kan hålla mer innehållsrika träffar.

En stor del av jobbet om man är chef är ofta att leda möten. Men få företag har riktlinjer för hur mötena bör gå till. Hur bra ett möte blir handlar oftast om individuell kompetens

hos mötesledaren och mer sällan om att företagen tänkt till och gjort kunskapen till en organisatorisk kompetens. Detta menar Sylvia Nylin, vd på företaget Svenska Möten.

– Dåliga möten är slöseri med pengar för arbetsgivaren och leder till stress och frustration hos den anställde som tycker att den kunde ha använt tiden till något mycket bättre. Det är upp till chefen att bestämma om möten ska vara något som suger energi eller något som ger energi, men naturligtvis så har även mötesdeltagarna ett eget ansvar för att leda mötena framåt, säger hon.

Viktigt för den som bjuder in till ett möte är att det ska ha ett tydligt syfte och mål.

– Det är vanligt att den som bjuder in till ett möte inte riktigt har jobbat igenom innehållet, det blir på en höft. Dessutom blandas många gånger ihop vad som är syfte och vad som är mål. Är det oklart vad ett möte ska innehålla bör den inbjudne ha rätten att kunna tacka nej, säger Sylvia Nylin.

Många chefer känner inte till metoderna

Inbjudan ska skickas ut i god tid och när mötet lider mot sitt slut ska det tydligt framgå vilka beslut som har fattats, hur uppföljningen ska se ut, vem som ansvarar för att göra vad och när uppdragen ska redovisas.

– Man skulle kunna jämföra möten med träning och hälsa. Alla vet egentligen vad man borde göra, men det är inte alltid man lyckas eller orkar genomföra det som man önskat, säger Sylvia Nylin.

Det finns många olika metoder för möten att utgå ifrån.

– För att få ut så mycket kunskap som möjligt krävs en metod, men många chefer känner inte till vilka som finns. Olika metoder lämpar sig olika väl beroende på om man till exempel jobbar med att ta fram en strategi eller att ta fram en ny produkt.

Att alla får komma till tals är en viktig del i alla möten och det finns samtalstekniker även för det.

– För att nå delaktighet och inkludering på en arbetsplats så är det väldigt viktigt att det inte blir vissa personer som alltid pratar och andra som sitter tysta.

Mobildagis kan vara en lösning

Att gemensamt sitta ner och komma överens om hur mötena ska gå till är en väldigt bra investering som Sylvia Nylin rekommenderar. Det ökar snabbt möteskvaliteten.

– Sätt upp gemensamma spelregler och gör ett kontrakt om vad som gäller. Det kan vara alltifrån att man kommer överens om att alla verkligen lyssnar på varandra till att bestämma att man ska ha ett mobildagis, en låda där alla lägger sina mobiler under mötets gång. Det viktiga är att gruppen tar fram detta tillsammans, inte att en chef levererar en färdig lösning,

En timme är maxlängd för möten, anser Sylvia Nylin.

– 45 minuter är ännu bättre. Redan efter 10–15 minuter tappar många fokus. Att fysiskt röra på sig under mötet är bra, till exempel att sätta upp post-it lappar på en tavla, säger hon.

Kan vara bra att parkera frågan

På många arbetsplatser känner medarbetarna varandra väl och har haft många möten ihop. Då är risken att mötena blir alltför familjära och att dagordningen tappas bort.

– Gör tydligt att det sociala får man ta sen. Planera istället in en fikarast efter mötet.

Ibland dyker det även upp goda idéer, men som på just detta möte är ett sidospår.

– Då kan man arbeta med en metod där man parkerar frågan, det vill säga den skrivs ner och tas upp på nästa möte.

Sylvia Nylins sista tips är att man vid slutet av varje möte ställer frågan om vad som kan göras bättre till nästa möte.

– Strunta i att ta upp det som inte fungerade så bra, det brukar vara uppenbart för alla ändå.

Fem tips för effektivare möten
  • Var en förebild som mötesledare.
  • Skippa långa dragningar. Skicka ut materialet i förväg i stället.
  • Planera innehållet noggrant. Det ska vara tillåtet att tacka nej till ett möte om innehållet är otydligt.
  • Dra upp gemensamma riktlinjer för hur mötena ska gå till, skriv ett kontrakt. Det ska göras av alla anställda tillsammans, inte bara av chefen.
  • Arrangerar du en konferens så planera in en rast där alla förväntas vara sociala och delta och en annan rast där det är okej att gå undan och ringa jobbsamtal och kolla mejl.

Målare får ny förhandlingschef

Jurist med besöksbakgrund till Måleriföretagen.
På nytt jobb
https://byggindustrin.se/artikel/pa-nytt-jobb/malare-far-ny-forhandlingschef-28271

Peabchef går till Wästbygg

Hon blir ny regionchef i Stockholm.
På nytt jobb
https://byggindustrin.se/artikel/pa-nytt-jobb/peabchef-gar-till-wastbygg-28258

Proffset: Så når du ut i det digitala landskapet

Här får du de bästa knepen för att lyckas med din marknadsföring.
Karriär
https://byggindustrin.se/artikel/karriar/proffset-sa-nar-du-ut-i-det-digitala-landskapet-28233

Projektutvecklare går från Skanska till NCC

Ny chef för NCC Property Development.
På nytt jobb
https://byggindustrin.se/artikel/pa-nytt-jobb/projektutvecklare-gar-fran-skanska-till-ncc-28239

Han är ny vd i Prefabsystem

Kommer närmast från Zengun.
På nytt jobb
https://byggindustrin.se/artikel/pa-nytt-jobb/han-ar-ny-vd-i-prefabsystem-28238

”Handlar mer om att lyssna än att prata”

Maria Grimberg om sin roll på NCC.
Karriär
https://byggindustrin.se/artikel/karriar/handlar-mer-om-att-lyssna-att-prata-28228

Hon är Svevias nya hållbarhetschef

Har jobbat i bolaget sedan 2011.
På nytt jobb
https://byggindustrin.se/artikel/pa-nytt-jobb/hon-ar-svevias-nya-hallbarhetschef-28202

PSP Stomkomplettering satsar på kvalitet och hållbarhet

Annons.
Kvalitet lönar sig. På nio år har PSP Stomkomplettering gått från tre till 100 anställda.
https://byggindustrin.se/sponsrat/psp-stomkomplettering/psp-stomkomplettering-satsar-pa-kvalitet-och-hallbarhet-28169

Försäkrings-vd tar helhetsansvar

Blir chef för hela Gar-Bo.
På nytt jobb
https://byggindustrin.se/artikel/pa-nytt-jobb/forsakrings-vd-tar-helhetsansvar-28201

Hon tar över i VVS-bolaget

Medgrundaren blir ny vd.
På nytt jobb
https://byggindustrin.se/artikel/pa-nytt-jobb/hon-tar-over-i-vvs-bolaget-28197

Fastighets-vd till Assemblins styrelse

CFO-bakgrunden viktig erfarenhet.
På nytt jobb
https://byggindustrin.se/artikel/pa-nytt-jobb/fastighets-vd-till-assemblins-styrelse-28172